Zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů fyzických osob v HOME & OFFICE s.r.o.

Dovolte, abychom Vás ujistili, že firma HOME & OFFICE s.r.o., se sídlem Štefánikova 551/36a, 612 00 Brno, Královo Pole,  zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně pod spisovou značkou C 53807, IČ: 27714039 (dále jen „HOME & OFFICE“ nebo „my“), věnuje maximální možnou pozornost zabezpečení Vašich osobních údajů. Kromě nařízení (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) se řídíme platnými zákony České republiky a závaznými firemními pravidly.

Veškeré údaje, které společnost HOME & OFFICE shromažďuje, zpracovává pouze pro odůvodněné účely, po omezenou dobu a s využitím maximální možné míry zabezpečení.

Ochrana osobních údajů nejen našich zákazníků, ale i dodavatelů a samozřejmě zaměstnanců, je naší prioritou. V souvislosti s Nařízením GDPR Vám níže přinášíme zásady zpracování osobních údajů. Za správu a ochranu osobních údajů v HOME & OFFICE je odpovědný jednatel firmy a jeho úkolem je dohled nad souladem s GDPR.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme o našich zákaznících, dodavatelích i zaměstnancích, zda údaje zpracováváme na základě souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, k jakým účelům je používáme, zda při zpracování vystupujeme v roli správce či zpracovatele, komu můžeme osobní údaje předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů práva.

Jaké údaje zpracováváme

Zpracováváme následující osobní údaje:

a)      identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno a příjmení, pro registrované i uživatelské jméno a heslo, IČO pokud jste podnikatel a DIČ pokud jste plátce DPH, vaše funkce v organizaci, pokud zastupujete právnickou osobu;

b)      kontaktní údaje, jimiž se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa pro doručení, fakturační adresa;

c)       údaje o objednaném zboží a službách, kterými jsou zejména údaje co jste si u nás vy nebo vaše společnost objednali, způsobu platby včetně čísla platebního účtu v případě platby převodem a údaje o reklamacích;

d)      údaje o vašem chování na webu, zejména produkty, které si zobrazujete, odkazy, na které klikáte a také údaje o zařízení, ze kterého si náš web prohlížíte, jako je IP adresa a z ní odvozená poloha, identifikace zařízení, jeho technické parametry jako operační systém a jeho verze, rozlišení obrazovky, použitý prohlížeč a jeho verze a také údaje získané ze souborů cookie a obdobných technologií pro identifikaci zařízení;

e)      údaje související s kontaktem s naší firmou, kterými jsou zejména zápisy o telefonních hovorech.

Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu buď:

a)      bez vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní povinnosti, nebo

b)      na základě vašeho souhlasu.

Jaká zpracování můžeme provádět bez vašeho souhlasu, závisí na tom, k jakému účelu příslušné zpracování směřuje a v jaké pozici vůči nám vystupujete – zda jste jen návštěvníkem našeho webu, nebo s námi máte uzavřenou smlouvu či u nás objednáte zboží či službu. Vaše údaje můžeme také zpracovávat, pokud s námi komunikujete nebo pokud navštívíte naši provozovnu.

Účely zpracování

1.      Pokud u nás objednáte zboží

V případě, že u nás objednáte zboží nebo s námi uzavřete smlouvu o poskytování služeb nebo jinou smlouvu, provádíme následující zpracování:

1.1.            Zpracování na základě plnění objednávky nebo smlouvy

Pokud u nás jako fyzická osoba objednáte zboží, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem zpracování, osobního předání nebo odeslání pomocí veřejného přepravce Vaší objednávky, v případě jiné smlouvy pak za účelem plnění této smlouvy, vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o vašich objednávkách.

Jestliže u nás objednáte zboží jako zástupce právnické osoby, zpracováváme za účelem zpracování, osobního předání nebo odeslání pomocí veřejného přepravce Vaší objednávky, v případě jiné smlouvy pak za účelem plnění této smlouvy vaše identifikační a kontaktní údaje údaje o objednaném zboží a službách, a to na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v uzavření a plnění smlouvy s osobou, kterou zastupujete.

To, že tyto údaje použijeme za účelem plnění objednávky nebo smlouvy, znamená, že je použijeme zejména:

 

1.2.            Zpracování na základě oprávněného zájmu

Pokud u nás objednáte zboží nebo s námi uzavřete smlouvu, uchováme Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednávkách na základě našeho oprávněného zájmu (bez vašeho souhlasu) za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.

Za účelem ochrany právních nároků, ochrany majetku a naší vnitřní evidence a kontroly, zpracováváme vaše údaje po dobu trvání promlčecí lhůty 10 let a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.

Dále zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje objednaných produktech a službách za účelem zasílání nabídek e-mailem; naším oprávněným zájmem je zde propagace našich produktů a služeb. Pro tento účel osobní údaje používáme po dobu 6 měsíců od poslední objednávky  nebo jeden měsíc od ukončení smlouvy.

Proti těmto zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

1.3.            Zpracování na základě plnění právních povinností 

I my musíme plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme právě z tohoto důvodu, nemusíme získat pro takové zpracování Váš souhlas. Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednaných produktech a službách, a to z důvodu dodržování zejména následujících předpisů:

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu nejvýše 10 let.

2.      Pokud jste konečným příjemcem zboží, jež u nás pro vás objednává váš dodavatel, který je současně našim zákazníkem (B2C)

Pokud jste konečným příjemcem zásilky, jejíž přeprava je u nás se zbožím objednána vašim dodavatele (business to client = B2C), zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje:

Pro přípravu, uzavření a plnění smlouvy s naším zákazníkem (a vašim dodavatelem) vaše osobní údaje používáme po dobu nezbytnou k realizaci zakázky a případné přepravy zásilky. Po uplynutí této doby údaje dále uchováme na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků, ochrany majetku a naší vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu trvání promlčecí lhůty 10 let a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb. Pro účely plnění právních povinností osobní údaje používáme po dobu 10 let.

Proti zpracování na základě opravného zájmu máte právo uplatnit námitku.

3.      Pokud navštívíte náš web

3.1.            Využívání souborů cookies a dalších technologií

Pokud navštívíte náš web, do Vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory jako cookies. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme ve Vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku Vašeho počítače. Některé cookies nám umožňují propojit Vaše aktivity během prohlížení našich stránek od chvíle, kdy otevřete okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavřete. Ve chvíli, kdy zavřete okno internetového prohlížeče, se tyto cookies vymažou. Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila. Cookies do Vašeho zařízení nejen ukládáme, ale také čteme ty cookies, které do Vašeho zařízení uložil náš web. Dále v tomto dokumentu budeme pro jednoduchost mluvit pouze o ukládání.

Některé cookies do Vašeho zařízení ukládá přímo náš web. Tyto cookies nám pomáhají:

Takové cookies a další soubory jsou nezbytné pro fungování naší webové stránky. Pokud ve svém prohlížeči zablokujete tyto cookies, naše webová stránka nemusí fungovat správně a my Vám nemusíme být schopní poskytovat naše služby.

Pokud využití cookies třetích stran a předání vašich údajů reklamním a sociálním sítím nevypnete ve svém prohlížeči a setrváte na našich stránkách nebo kliknete na tlačítko „Rozumím“, jež je součástí upozornění, budeme mít za to, že s  využíváním těchto cookies a předáváním vašich údajů reklamním a sociálním sítím souhlasíte. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat vypnutím této funkce ve vašem prohlížeči. Úplný seznam cookies je uveden na webu PPL v sekci Ochrana soukromí & cookies.

 

3.2.            Využívání osobních údajů návštěvníků webu

Pokud navštívíte web www.activejet.cz, zpracováváme údaje o Vašem chování na webu na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) za účelem:

Údaje o Vašem chování na webu nezískáváme pouze z cookies. Doplňujeme je také o údaje:

IP adresa vašeho zařízení (adresa Vašeho zařízení, pomocí které komunikujete s jinými zařízeními v síti internet);

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu 14 měsíců. Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku.

4.      Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů

Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím e-mailu a sociálních sítí budeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a záznamy o proběhlé komunikaci na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účelem:

Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu 3 měsíců. Proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

5.      Pokud navštívíte naši provozovnu:

Pokud navštívíte naši pobočku nebo její okolí, můžeme zpracovávat nahrávku z kamerového systému, na které můžete být zachyceni, a to na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) za účelem ochrany našeho i Vašeho majetku a osob pohybujících se v prodejně a jejím okolí, což je současně náš oprávněný zájem.

Pro tento účel osobní údaje uchováváme po dobu 1 měsíce. Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku.

6.      Pokud nám udělíte svůj souhlas:

Pokud dosud nevyužíváte naše služby (nemáte s námi uzavřenou smlouvu, ani jste u nás neobjednali zboží) a při poskytnutí svých údajů nám udělíte svůj souhlas, můžeme vaše identifikační a kontaktní údaje použít pro zasílání nabídek e-mailem, textovou zprávou, sdělit vám naše nabídky po telefonu nebo jinými elektronickými prostředky, popř. Vám je můžeme zaslat poštou.

Váš souhlas je zcela dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování do okamžiku tohoto odvolání.

Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení.

Vaše osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, a to:

Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

1.      Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům.

2.      Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

3.      Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

4.      Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

5.      Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

6.      Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

7.      Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.